¿Qué es un canal ético o de denuncias?
Un canal ético o de denuncias es una herramienta que permite a empleados, proveedores, clientes u otros actores relacionados con una organización comunicar de manera confidencial cualquier irregularidad, incumplimiento normativo, fraude o conducta no ética que pueda afectar a la empresa o a terceros. Este sistema está diseñado para garantizar la protección del denunciante y el adecuado tratamiento de las informaciones recibidas.
En España, la implementación de un canal ético o de denuncias es obligatoria para muchas empresas debido a la normativa establecida por la Ley 2/2023, de protección de los denunciantes de corrupción, que transpone la Directiva Europea (UE) 2019/1937. Esta legislación exige que las empresas con más de 50 empleados o que pertenezcan a sectores específicos implementen un sistema interno de información que garantice la confidencialidad del denunciante.
Diferencias entre canal ético y canal de denuncias
Te enseñamos las claves para diferenciar ambos conceptos fácilmente.
Propósito principal de cada uno
Aunque los términos "canal ético" y "canal de denuncias" suelen usarse indistintamente, existen diferencias en sus enfoques. El canal ético abarca un espectro más amplio, ya que no solo se enfoca en denuncias legales, sino también en promover valores éticos dentro de la organización. Por su parte, el canal de denuncias tiene como objetivo principal reportar actos que violen leyes o normativas internas.
Ejemplos prácticos de aplicación
- Canal ético: Informar sobre conductas como favoritismos o incumplimientos de códigos de conducta.
- Canal de denuncias: Reportar fraude financiero, acoso laboral o violaciones a la legislación vigente.
La importancia de un canal ético en las organizaciones
Contar con un canal de denuncias no solo asegura el cumplimiento de las normativas legales, sino que también refuerza la confianza entre los diferentes actores de la organización. Además, permite prevenir riesgos legales, mejorar el clima laboral y proteger la reputación empresarial.
Un canal ético bien diseñado puede convertirse en una ventaja competitiva, ya que promueve la sostenibilidad y refuerza los compromisos sociales de la empresa. Las organizaciones que se preocupan por sus empleados, clientes y la sociedad en general tienden a ganar más confianza y fidelidad.
¿Quiénes están obligados a implementar un canal ético o de denuncias?
Estos son los principales organismos obligados a implementar un canal, ya sea ético o de denuncias, en su normativa.
Empresas afectadas por la normativa
La legislación varía según el país, pero en general, las empresas con más de 50 empleados o que operen en sectores regulados suelen estar obligadas a implementar un canal de denuncias. También es un requisito habitual para entidades que gestionan fondos públicos.
Las empresas que no cumplen con estas normativas no solo corren el riesgo de sanciones económicas, sino que también podrían enfrentar daños reputacionales graves que afectan sus relaciones comerciales y su sostenibilidad a largo plazo.
Plazos y sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones económicas significativas, así como daños reputacionales. Por ello, es esencial que las empresas se informen sobre los plazos establecidos en su jurisdicción y actúen en consecuencia.
En algunos países, los plazos para implementar un canal de denuncias pueden ser estrictos, lo que hace indispensable un enfoque proactivo por parte de las empresas. Además, las autoridades pueden realizar auditorías para verificar el cumplimiento de estas normativas.
¿Cómo implementar un canal ético o de denuncias en tu empresa?
Te enseñamos cómo implementar, paso a paso, un canal ético o de denuncias en tu negocio para obtener todos los beneficios que este conlleva.
Paso 1: Diseño del sistema de denuncias
Define los objetivos del canal y los procedimientos que seguirá cada denuncia. Es crucial establecer políticas claras para garantizar la imparcialidad y la protección del denunciante.
Paso 2: Selección de un software especializado
Elige una herramienta que asegure la confidencialidad y el cumplimiento normativo. Muchas plataformas también permiten la gestión anónima de denuncias. Entre las características más valoradas de este tipo de software están la encriptación de datos, accesibilidad desde distintos dispositivos y la posibilidad de generar informes detallados.
Formación y comunicación interna
Capacita a los empleados sobre el uso del canal y la importancia de reportar irregularidades. Comunica la existencia del sistema de manera efectiva a todos los niveles de la organización. Una buena estrategia de comunicación puede incluir talleres, webinars y recordatorios periódicos para garantizar que todos los miembros de la organización estén informados.
Paso 4: Gestión y seguimiento de las denuncias
Establece un equipo responsable de analizar las denuncias y dar seguimiento a cada caso. Asegúrate de documentar todas las etapas del proceso para cumplir con las normativas. Es fundamental que el equipo designado cuente con la formación adecuada para manejar casos de forma ética y eficiente.
¿Cómo funciona un canal ético o de denuncias?
Una vez implementado, es necesaria una buena gestión de la información que llega por parte de los interesados y que este canal esté en conocimiento de todos los involucrados.
Recepción y registro de denuncias
Las denuncias pueden recibirse a través de diferentes canales, como plataformas online, líneas telefónicas o correos electrónicos. Cada caso debe registrarse y clasificarse adecuadamente. Las empresas deben garantizar que este proceso sea accesible y fácil de usar para fomentar la participación.
Protección de la identidad del denunciante
El sistema debe garantizar la confidencialidad o anonimato del denunciante, cumpliendo con las leyes de protección de datos aplicables. Esto incluye evitar represalias y generar un ambiente de confianza donde los empleados se sientan seguros para reportar irregularidades.
Procesos de investigación interna
Tras recibir una denuncia, se inicia un proceso de investigación que incluye la recopilación de evidencias y la evaluación imparcial de los hechos para tomar las medidas correspondientes. Este proceso debe ser transparente, con plazos definidos y resultados documentados para garantizar la justicia y la credibilidad.
Beneficios de contar con un canal ético o de denuncias
Contar con un canal ético o de denuncias aporta un sinfín de beneficios para la empresa, ya que es un método sencillo para obtener información relevante para la empresa, te contamos más a continuación.
Prevención de fraudes y malas prácticas
Un canal efectivo permite identificar y mitigar riesgos antes de que causen daños significativos a la organización. Detectar irregularidades a tiempo evita pérdidas económicas y protege a la empresa frente a posibles demandas o sanciones.
Fomento de un entorno laboral seguro
Facilitar un espacio donde los empleados puedan expresar sus inquietudes sin temor a represalias contribuye a un clima laboral positivo. Este tipo de herramientas también fomenta la igualdad de oportunidades y combate la discriminación.
Cumplimiento normativo
Disponer de un canal de denuncias asegura que la empresa cumpla con los requisitos legales y evita posibles sanciones por incumplimientos. Además, las empresas que adoptan estas medidas suelen ser percibidas como más responsables y comprometidas con las buenas prácticas empresariales.
Por qué debes incluir un canal ético o de denuncias en tu organización
Implementar un canal ético o de denuncias no solo es una obligación legal para muchas empresas, sino también una herramienta estratégica para fortalecer la confianza, prevenir riesgos laborales y fomentar una cultura empresarial basada en la integridad. Al adoptar un sistema eficiente y confidencial, las organizaciones no solo cumplen con la normativa, sino que también protegen su reputación y contribuyen al bienestar de todos los actores involucrados.
Desde CESA Prevención animamos a las empresas a invertir en estos sistemas enviando así un mensaje claro sobre su compromiso con la transparencia y la responsabilidad. Al mismo tiempo, estas organizaciones se posicionan como líderes éticos en su sector, lo que puede traducirse en beneficios tanto internos como externos.
Si tu organización aún no cuenta con un canal ético o de denuncias, ahora es el momento de dar este paso tan crucial hacia la sostenibilidad y el éxito a largo plazo. Ponte en contacto con nosotros y te guiaremos en el camino.